Les mandats d’organisation à LaboGN

L’organisation de LaboGN est répartie en mandats, chacun pris en charge par un groupe de personnes.

 

Certains mandats imposent un travail bien en amont de l’événement, d’autres un peu avant et pendant l’événement, d’autres encore tout au long de l’année.

 

Chacun de ces mandats est essentiel pour offrir à chacun·e l’expérience la plus agréable et réussie possible, il est donc indispensable que des bénévoles, laborantin·e·s ou non, acceptent de s’impliquer dans ces tâches parfois longtemps avant l’organisation de l’événement à proprement dit.

 

écriture de GN sur post it - photo de Pauline
Crédit photo : Pauline P., LaboGN 2021 (tous droits réservés)

Les choses à faire longtemps en amont de l’événement

Recherche de site et relation avec le site

L’objectif de la team “Site” est double. À la fois la prospection de lieux remplissant toutes les caractéristiques attendues pour LaboGN en termes de capacité, de restauration, d’accessibilité, d’espace…, mais aussi, une fois que le choix du site a été validé, d’être l’équipe interlocutrice en charge des échanges avec le site. C’est vers la Team “Site” que chaque laborantin·e doit se tourner lorsqu’une question se pose ou un problème est rencontré (panne de matériel, besoin d’une salle en plus, besoin d’un jeu de clef, problème d’alarme incendie, etc…). Une partie des tâches (recherche) est à réaliser en amont de l’événement, avant fin janvier, mais ensuite une réactivité est attendue tout au long de la semaine (états des lieux, questions à poser, etc.) Ce mandat, assez lourd, nécessite idéalement l’investissement de plusieurs personnes afin de ne pas épuiser un·e seul·e laborantin·e.

Relation FédéGN (assurance)

L’objectif de ce mandat est simplement de prendre en charge les échanges avec la FédéGN autour de l’assurance. L’association LaboGN étant adhérente à la FédéGN, les participant·e·s sont assuré·e·s pendant l’événement grâce à l’assurance de la Fédé. Il s’agit donc de veiller à la collecte des éléments nécessaires à l’assurance et de les transmettre aux équipes de la FédéGN

Inscriptions

Le mandat “Inscriptions” est en charge de l’ouverture et du suivi des inscriptions à LaboGN en accord avec les décisions prises par le Collège dirigeant. Il s’agit entre autres de transmettre les informations pratiques à la team “Communication” pour que l’information soit diffusée, de créer la fiche d’inscription sur HelloAsso, de collecter les inscriptions et de répondre aux questions posées au sujet des inscriptions.

Design social & spatial

L’équipe en charge du design social & spatial est chargée, en amont de l’événement, d’imaginer l’aménagement des espaces afin que les dynamiques sociales soient optimales pendant l’événement. Cela consiste par exemple à remettre à plat les règles de vie en fonction des retours des années précédentes et à veiller à ce que chacun des espaces identifiés par les teams précédentes puissent être mis en place (en lien avec l’équipe de coordination et l’équipe en charge du site).

Planning de la semaine, gestion et organisation

Cette tâche commence après la clôture des inscriptions. Il s’agit de concevoir et veiller à la diffusion du questionnaire chargé de collecter les propositions au programme faites par les laborantin·es. Une fois le questionnaire diffusé, il faut veiller au bon équilibre du programme, puis il faut extraire toutes les informations recueillies pour les fournir à l’équipe chargée de la maquette et de l’impression du programme papier

Programme "mon contact à LaboGN", gestion des primo-arrivant·es

Ce mandat a pour objectif d’accompagner la venue à LaboGN de personnes qui n’ont encore jamais participé à cet événement afin qu’elles ne se sentent pas trop perdues. La tâche doit donc s’anticiper avant le lancement des inscriptions puisqu’il faut veiller à ce que le questionnaire d’inscription recueille cette information. Il faut ensuite permettre l’identification sur les badges des laborantin·es pour la mise en contact des anciens et des nouveaux. Ce programme est ouvert aux suggestions et l’équipe du mandat à toute latitude pour proposer de nouvelles pistes d’accueil des primo-arrivant·es.

Création des goodies (optionnel)

Le mandat “Goodies” a pour mission, en accord avec le Collège Dirigeant, d’anticiper la création et commande de goodies à distribuer aux laborantin·es en début de séjour (carnets, éco-cup, autres…).

Graphisme programme + goodies

Le mandat “Graphisme” a pour mission de proposer un ou plusieurs visuels emblématiques de l’édition courante de LaboGN pour agrémenter le programme papier et les différents goodies de l’édition. Le mandat a aussi pour tâche de se charger de la mise en page du programme papier avant son envoi à l’impression.

Relation avec l'équipe cuisine et repas

La mission de ce mandat est de prendre contact avec l’équipe cuisine (du site choisi ou indépendante) afin de discuter avec elle des possibilités de régime végétarien, de lui transmettre la liste des contraintes alimentaires des laborantin·es, de s’assurer que tout a bien été pris en compte et de créer la liaison, tout au long de la semaine, entre l’équipe cuisine et les laborantin·es afin que le séjour se passe dans les meilleures conditions, sans frustration de part et d’autre.

Les choses à faire quelques semaines avant puis pendant l’événement

Matériel

Ce mandat se divise en deux tâches distinctes : la gestion du matériel divers (papeterie, hygiène…) et la gestion du matériel technique (imprimantes, câbles, équipement salle de fête, blackbox, etc.). Les équipes sont chargées de recueillir les besoins en matériel de l’événement (en lien avec la team Coordination), de diffuser un formulaire permettant aux laborantin·es d’indiquer quel matériel iels se proposent d’amener, de veiller à ce que tous les besoins soient couverts, de coordonner le transport du matériel en amont de l'événement. Sur l’événement, les responsables du mandat sont également en charge de l’organisation de la salle “stock” et de son rangement

Parc informatique et connectivité internet

Les personnes en charge de ce mandat ont pour objectif de garantir la présence de wifi sur le site de LaboGN pour que les laborantin·es puissent avoir un accès à Internet correct pendant toute la semaine. En lien avec les teams “Coordination” et “Site”, il s’agit donc de se renseigner sur la situation informatique et internet du site et d’anticiper les installations de secours éventuelles. Dans le cas où il n’y a pas d’internet disponible sur le site, l’équipe doit donc trouver une solution, recueillir le matériel, veiller à son acheminement, à son installation et à sa désinstallation à la fin du séjour. L’équipe doit aussi produire le contenu documentaire nécessaire pour que les laborantin·es puissent se connecter facilement (tâche en lien avec la team Coordination).

Covoiturage

Le mandat “Covoiturage” a pour mission d’organiser le covoiturage des laborantin·es afin qu’iels puissent facilement venir sur le site de LaboGN puis en repartir. Il s’agit donc, en lien avec la team Coordination, de veiller à la diffusion d’un document partagé permettant de recenser les propositions et les besoins, de répondre aux questions des laborantin·es rencontrant des difficultés sur ce sujet.

Accueil et installation

Depuis 2021, l’installation du site de LaboGN se fait collectivement par l’ensemble des participant·es. Le mandat “accueil et installation” a pour objectif d’assurer l’accueil des laborantin·es sur le site de LaboGN (aménagement de l’espace, kit d’accueil…) et d’organiser la répartition du travail pour que chaque espace soit aménagé en fonction des besoins (blackbox, bibliothèque, réfectoire, affichages divers…). Ce mandat est en étroite collaboration avec la team Coordination et les autres mandats et nécessite plusieurs personnes.

Publication du programme

Le mandat en charge de la publication du programme est en lien avec l’équipe “Graphisme”. C’est lui qui se charge de trouver un imprimeur, de veiller aux délais et d’assurer l’acheminement des programmes papiers jusqu’au site de LaboGN.

Organisation des tâches quotidiennes (dont gamification)

À LaboGN, chacun·e participe aux diverses tâches ménagères garantissant une vie en collectivité sereine. La team “Organisation des tâches quotidiennes” est en charge de mettre à jour la liste des tâches en fonction des particularités du site, d’organiser et de répartir ces tâches sur toute la semaine, ainsi que de veiller à la formation des laborantin·es afin qu’iels puissent être autonome pendant tout le séjour.

Débriefings quotidiens

Les débriefings quotidiens sont des moments importants de LaboGN, qui existent depuis 2014. À la fin de chaque journée, les laborantin·es se réunissent en petits groupes pour débriefer leur journée, partager les moments joyeux comme difficiles. Ces groupes de debrief sont des groupes de soutien pour veiller à ce que les relations interpersonnelles soient fluides pendant toute la semaine et pour permettre à l’événement de s’adapter aux besoins et envies qui se présentent sur le moment. Le mandat des Débriefings quotidiens rassemble une équipe en charge de les organiser : de leur prévoir un temps incompressible sur le planning, de les animer et de faire remonter les problèmes pour qu’ils puissent trouver une solution.

Inscriptions aux activités

Plusieurs activités proposées à LaboGN sont des activités à places limitées (jeux ou ateliers par exemple). Ce mandat a pour mission d’organiser les inscriptions afin qu’elles soient le plus fluides possible tout au long de la semaine et qu’elles s’adaptent à toutes les activités ajoutées au programme en cours de séjour (cela représente une partie importante de ce qui est organisé à LaboGN).

Dortoirs

La team “Dortoirs” a pour mission de récolter les préférences de couchages exprimées par les laborantin·es au moment de leur inscription, de les répartir dans les différentes chambres à disposition et de mettre en place la signalétique leur permettant de trouver facilement leur chemin le jour J. Ce mandat est aussi en lien avec le mandat “Accueil des participant·es”.

Bibliothèque et ludothèque

Quelques semaines avant LaboGN, le mandat “Bibliothèque et ludothèque” doit diffuser à tous les participant·es un document leur permettant d’indiquer quels livres/jeux et autres ils ont l’intention d’amener et de mettre à disposition pendant la semaine. Le mandat doit aussi organiser l’aménagement des espaces et mettre en place le système d’emprunt afin que chaque objet puisse être facilement retrouvé tout au long de la semaine.

Bar

Ce mandat a pour mission la gestion du bar tout au long de la semaine. Celui-ci se fait sur un budget à part et n’est donc pas pris en compte par les PAF. Les missions consistent donc à gérer le stock (achat/ravitaillement) et à mettre en place le système de suivi de paiement des consos. C’est aussi à la team bar qu’il convient de s’occuper de la location d’une tireuse à bière et de superviser son acheminement sur site et son retour à la fin du séjour.

Parking

La team en charge du parking doit veiller à la signalisation de l’espace sur site avant l’arrivée des participant·es afin que ceux-ci puissent trouver rapidement leur chemin sans provoquer d’embouteillages.

Rangement

Le mandat “Rangement et départs” a pour mission d’organiser le rangement collectif du site avant le départ des laborantin·es à la fin de la semaine.

Cérémonie de clôture

Ce mandat a pour mission d’organiser le départ des laborantin·es en organisant un au revoir collectif et la mise en place des “debrief buddy”. Personne référente pour débriefer quelques jours après la fin de LaboGN pour s’assurer que tout va bien émotionnellement.

Cérémonie d’ouverture et introduction

La team dédiée à la cérémonie d’ouverture doit, en lien avec l’équipe Coordination, concevoir les différentes étapes de la cérémonie d’ouverture et sa mise en place le jour J. La cérémonie d’ouverture a pour objectif d’accueillir l’ensemble des laborantin·es pour leur transmettre les valeurs de l’événement, les règles de vie et les différentes questions pratiques.

Jeu(x) d’introduction + ice breakers

Ce mandat a pour mission de concevoir et organiser le ou les jeu(x) d’introduction du 1er jour visant à créer de la connexion entre les laborantin·es. Le jeu d’introduction et les ice breakers changent tous les ans et la team a toute latitude pour proposer ce qui lui chante.

Soirées

En lien avec les autres mandats (notamment Coordination, Matériel et Bar…), la team “Soirées” doit veiller à l’acheminement sur site du matériel dédié aux soirées (sono, lumières) et à la préparation des playlists. Elle est aussi en charge de la mise en place d’un espace compatible aux soirées en lien avec la team “Design spatial”. Plus généralement la team “Soirées” peut être force de propositions pour l’animation de soirées thématiques pendant la semaine.

Les Mandats au travail tout au long de l’année

Coordination Orgas

L’un des mandats clés de l’organisation de LaboGN a pour mission d’organiser et animer les réunions d’équipe, de veiller à transmettre les informations sur les différents canaux de discussion (discord, framavox) et à les diffuser plus particulièrement aux mandats concernés par les échanges. La team a pour rôle de veiller à garder l’ensemble des bénévoles motivé·es tout au long de l’année pour que le Labo puisse bien avoir lieu.

Team Communication

La team Communication a pour rôle de diffuser les informations relatives à LaboGN sur tous les canaux de communication (newsletter, site internet, groupe Facebook). En lien avec différents mandants (Coordination, Inscriptions…), la team doit anticiper les besoins en communication en amont des inscriptions (autorisation d’utilisation des photos prises sur l’événement par exemple). Après l’événement, la team est aussi chargée de communiquer autour du bilan et de diffuser certains morceaux choisis (photos, événements au programme) à l’ensemble de la communauté du GN. Idéalement, la communication doit être régulière tout au long de l’année.

Accès PMR

Le mandat en charge de l’accès PMR (personne à mobilité réduite) a pour mission de veiller à ce que l’accueil de toutes les personnes en situation de handicap puisse être possible à LaboGN. Cela passe notamment par un travail avec le mandat “Site” afin de s’assurer de la viabilité des aménagements (rampe d’accès, etc.) et de la mise en place de palliatifs si nécessaires.

Team care, gestion émotionnelle et de conflits

La team “Care…” souhaite constituer une équipe ouverte et accessible, à laquelle les participant·e·s pourront se sentir de se confier en cas de soucis, que ce soit un simple "coup de mou" ou un cas plus grave comme une agression ou une crise d'angoisse/meltdown. Les membres de l’équipe ne sont, pour la plupart, pas professionnel·le·s d'accueil ou de psychologie : leur rôle est un rôle d'accueil et d'accompagnement, y compris dans d’ éventuelles démarches (médiation, prise de contact avec un·e thérapeute, accompagnement en cas de souhait de déposer plainte). Ils sont identifiables à tout moment pendant l’événement par une pastille bleue sur leur badge et peuvent être également contactés en dehors de l’événement. Leur approche est transformative et non punitive : leur rôle n'est pas la répression, mais la sécurité de toutes et tous.

Comptabilité

Le mandat “Comptabilité a pour mission le suivi des comptes de l’événement (définition du budget en fonction des différents pôles de dépenses).